{"id":24952,"date":"2022-05-23T08:28:10","date_gmt":"2022-05-23T06:28:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.grzeskowitz.de\/?p=24952"},"modified":"2022-05-23T08:28:10","modified_gmt":"2022-05-23T06:28:10","slug":"inbox-zero-tipps","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.grzeskowitz.de\/en\/inbox-zero-tipps\/","title":{"rendered":"Inbox Zero – 7 Tipps f\u00fcr den Umgang mit der Email Flut"},"content":{"rendered":"
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Kennst Du das auch? Viele Solopreneure, F\u00fchrungskr\u00e4fte, Manager und Unternehmerinnen werden t\u00e4glich von einer riesigen Masse an Emails erschlagen: Kundenanfragen, Abstimmungen, Rechnungen, Newsletter oder Deine Mutter, die nachfragt, warum Du sie schon wieder nicht angerufen hast. Schnell kommen da pro Tag mehrere hundert Emails zusammen.<\/span><\/p>

Und w\u00e4hrend man verzweifelt versucht, zumindest die wichtigsten Emails abzuarbeiten, kommen schon wieder die n\u00e4chsten rein. Der Berg wird immer gr\u00f6\u00dfer, die Frustration nimmt zu und irgendwann resigniert man komplett.<\/span><\/p>

Inbox Zero ist m\u00f6glich\u00a0<\/span><\/h2>

Doch das muss nicht sein, und in diesem Blogartikel erf\u00e4hrst Du die 7 besten Tipps, um dem Email-Horror zu entkommen und stattdessen jeden Tag mit dem beruhigenden Gef\u00fchl des Inbox Zero abzuschlie\u00dfen. Denn auch, wenn es aktuell noch etwas utopisch klingt: Inbox Zero (also den Tag mit einem komplett leeren Posteingang zu beenden) ist gar nicht so schwer, wie Du vielleicht denkst. Und zwar unabh\u00e4ngig davon, wie viele Emails Du am Tag erh\u00e4ltst, und egal ob Du<\/span> Gmail, Outlook, Superhuman, Spark, Apple Mail oder jedes andere Email Programm verwendest.\u00a0<\/span><\/p>

Lass uns daher direkt einsteigen. Hier kommen sie also, die 7 Tipps,\u00a0um der E-Mail Flut zu entkommen und jeden Arbeitstag mit Inbox Zero abzuschlie\u00dfen.<\/p>

1. <\/span>Feste Email Zeiten<\/span><\/h2>

Entweder Du kontrollierst Deine Emails oder Deine Emails kontrollieren Dich. Hab ich recht? Und bei den meisten Menschen ist das letztere der Fall. Wann immer eine neue Benachrichtigung eingeht, starrt man wie gebannt auf den Laptopbildschirm, das Smartphone oder sogar die Apple Watch, l\u00e4sst sich dadurch ablenken und verliert den kompletten Fokus. <\/span><\/p>

Um das zu verhindern, empfiehlt es sich, feste Zeiten zu definieren, um die eigenen Emails zu bearbeiten. Dies kann zweimal am Tag sein (bspw. Morgens um 09:00 Uhr und Abends um 20:00 Uhr), alle zwei Stunden oder jede Stunde um Viertel nach. Hauptsache, es passt in Deinen Tagesablauf. Auf diese Weise bist Du in der Lage, Deine Emails fokussiert abzuarbeiten, Inbox Zero zu erreichen und den Rest der Zeit f\u00fcr produktive Arbeit zu haben.<\/span><\/p>

2. <\/span>Notifications ausstellen<\/span><\/h2>

Dieser Tipp klingt so simpel, hat aber eine enorme Wirkung, denn er hilft Dir dabei, Dich nicht ablenken zu lassen und den Fokus auf produktive Arbeit richten zu k\u00f6nnen. Sobald Du die Notifications (f\u00fcr Deine Emails, idealerweise aber nat\u00fcrlich f\u00fcr s\u00e4mtliche Apps) auf all Deinen Ger\u00e4ten abgestellt hast, l\u00e4ufst Du nie wieder Gefahr „mal schnell eben“ die Emails zu checken. Auf diese Art und Weise wird es Dir wesentlich leichter fallen, Inbox Zero Tipp Nummer 1 konsequent umzusetzen.<\/span>\u00a0<\/p>

3. <\/span>Email Disziplin\u00a0<\/span><\/span><\/h2>

Einer der Hauptgr\u00fcnde, warum wir \u00fcberhaupt nach Strategien f\u00fcr Inbox Zero nachdenken m\u00fcssen, ist der schludrige Umgang mit Informationen und Communication<\/a>. Gehe daher selber mit gutem Beispiel voran und frag Dich vor jeder Email:\u00a0<\/span><\/p>

„Muss diese Email<\/span>\u00a0wirklich sein, oder k\u00f6nnte es auch ein Anruf, eine WhatsApp oder ein pers\u00f6nliches Gespr\u00e4ch tun?“<\/p>

Und wenn Du eine Email schreibst, dann komm schnell zum Punkt und fass Dich kurz. Ganz wichtig: Besonders in Konzernen ist es \u00fcblich geworden, dutzende Empf\u00e4nger in Kopie zu setzen, nur um sich selber abzusichern. Das bedeutet, mit einer Email flutest Du nicht eines, sondern unz\u00e4hlige Postf\u00e4cher, obwohl sie nur f\u00fcr ein bis zwei Menschen relevant gewesen w\u00e4re. Nimm deshalb nur Menschen ins CC, f\u00fcr die die Informationen relevant und wichtig sind.\u00a0<\/span>\u00a0<\/p>

4. <\/span>Ein gutes Filtersystem\u00a0<\/span><\/span><\/h2>

Ein gutes Filtersystem ist der Schl\u00fcssel f\u00fcr Inbox Zero.\u00a0<\/span>Auf diese Weise stellst Du sicher, dass nur die wirklich wichtigen Emails in Deiner Inbox landen, w\u00e4hrend Rechnungen, Newsletter oder Benachrichtigungen aller Art automatisch in spezielle Ordner verschoben werden. Die wichtigen und priorisierten Mails arbeitest Du dann in Deinen festen Zeiten ab, w\u00e4hrend Du den Rest ein oder zweimal in der Woche \u00fcberfliegst und die Inhalte konsumierst, die Dich wirklich interessieren. Programme wie Gmail, Superhuman oder Spark haben solche Filter von Haus aus eingebaut, ansonsten empfiehlt sich der Einsatz der Software SaneBox<\/a>.<\/span><\/p>

5. <\/span>Fokus auf Mehrwert<\/span><\/h2>

Darauf aufbauend: Melde Dich radikal von s\u00e4mtlichen Newslettern<\/a>, Email-Listen und Abos ab, die sich im Laufe der letzten Jahre angesammelt haben (Ja, auch von dem einen, wo Du Dir immer vornimmst, ihn irgendwann einmal zu lesen. Aber wir beide wissen, dass das sowieso nie geschehen wird, nicht wahr?). Behalten solltest Du nur diejenigen, die Dir wirklich Mehrwert bieten und die Du gerne liest. Glaub mir, dieses Aufr\u00e4umen wirkt extrem befreiend.<\/span><\/p>

6. <\/span>Jede Email sofort bearbeiten\u00a0<\/span><\/h2>

Kommen wir zum vielleicht wichtigsten Tipp, n\u00e4mlich jede Email w\u00e4hrend Deiner in Tipp 1 definierten Zeitfenster SOFORT zu bearbeiten. Dies kann auf folgende Arten geschehen. <\/span><\/p>

  • Du antwortest direkt.<\/span><\/li>
  • Wenn die Email ein To-Do nach sich zieht, dann erledigst Du die Aufgabe umgehend.<\/span><\/li>
  • Du delegierst das To-Do oder die Beantwortung der Email.<\/span><\/li>
  • Du leitest die Email inklusive To-Do an Deinen Task-Manager weiter.<\/span><\/li>
  • Wenn Du aktuell nichts tun kannst (weil das To-Do in der Zukunft liegt, Du noch Informationen ben\u00f6tigst, oder andere Personen beteiligt sind), dann snooze die Email und leg sie Dir auf die elektronische Wiedervorlage, so dass sie an einem bestimmten Termin wieder in Deinem Posteingang auftaucht.<\/span><\/li><\/ul>

    Das Prinzip hinter all diesen M\u00f6glichkeiten sollte klar sein: Keine Email darf unbearbeitet in der Inbox liegen.<\/span><\/p>

    7. <\/span>Immer nach DEINEM System arbeiten<\/span><\/h2>

    Wenn Du mit diesen Tipps ein Inbox Zero System aufgebaut hast (und zwar eines, das zu DEINEM Tagesablauf passt), dann arbeite damit und lass Dir keins von anderen Menschen aufzwingen. Das versuchen n\u00e4mlich mehr Menschen, als Du vielleicht denkst. M\u00f6glicherweise kennst Du das ja auch: <\/span>Ich bekomme so h\u00e4ufig Emails, in denen im Betreff dick und fett WICHTIG, DRINGEND<\/strong> or UMGEHENDE ANTWORT ERFORDERLICH<\/strong> steht. Aber was wichtig, dringend und umgehend ist, das entscheidest Du und niemand anders.\u00a0<\/span><\/p>

    Mit diesen 7 Tipps wirst Du in der Lage sein, der Email Flut zu entkommen, und schon bald das Gef\u00fchl genie\u00dfen zu k\u00f6nnen, jeden Arbeitstag mit Inbox Zero zu beenden. Und wenn Du Dich jetzt fragst, womit Du sofort anfangen kannst, dann frag Dich, wo die gr\u00f6\u00dften Schwachstellen in Deinem Email System sind und wie kannst Du diese beheben kannst.<\/span><\/p>

    Welche zus\u00e4tzlichen Tipps hast Du noch? Ich freue mich auf Deinen Kommentar \ud83e\udd17<\/span><\/p>

    Und wenn Du den Inhalt lieber in Form eines Videos konsumieren m\u00f6chtest, dann w\u00fcnsche ich Dir nun viel Freude und Inspiration.<\/p>