Inbox Zero – 7 Tipps für den Umgang mit der Email Flut

inbox zero

Kennst Du das auch? Viele Solopreneure, Führungskräfte, Manager und Unternehmerinnen werden täglich von einer riesigen Masse an Emails erschlagen: Kundenanfragen, Abstimmungen, Rechnungen, Newsletter oder Deine Mutter, die nachfragt, warum Du sie schon wieder nicht angerufen hast. Schnell kommen da pro Tag mehrere hundert Emails zusammen.

Und während man verzweifelt versucht, zumindest die wichtigsten Emails abzuarbeiten, kommen schon wieder die nächsten rein. Der Berg wird immer größer, die Frustration nimmt zu und irgendwann resigniert man komplett.

Inbox Zero ist möglich 

Doch das muss nicht sein, und in diesem Blogartikel erfährst Du die 7 besten Tipps, um dem Email-Horror zu entkommen und stattdessen jeden Tag mit dem beruhigenden Gefühl des Inbox Zero abzuschließen. Denn auch, wenn es aktuell noch etwas utopisch klingt: Inbox Zero (also den Tag mit einem komplett leeren Posteingang zu beenden) ist gar nicht so schwer, wie Du vielleicht denkst. Und zwar unabhängig davon, wie viele Emails Du am Tag erhältst, und egal ob Du Gmail, Outlook, Superhuman, Spark, Apple Mail oder jedes andere Email Programm verwendest. 

Lass uns daher direkt einsteigen. Hier kommen sie also, die 7 Tipps, um der E-Mail Flut zu entkommen und jeden Arbeitstag mit Inbox Zero abzuschließen.

1. Feste Email Zeiten

Entweder Du kontrollierst Deine Emails oder Deine Emails kontrollieren Dich. Hab ich recht? Und bei den meisten Menschen ist das letztere der Fall. Wann immer eine neue Benachrichtigung eingeht, starrt man wie gebannt auf den Laptopbildschirm, das Smartphone oder sogar die Apple Watch, lässt sich dadurch ablenken und verliert den kompletten Fokus.

Um das zu verhindern, empfiehlt es sich, feste Zeiten zu definieren, um die eigenen Emails zu bearbeiten. Dies kann zweimal am Tag sein (bspw. Morgens um 09:00 Uhr und Abends um 20:00 Uhr), alle zwei Stunden oder jede Stunde um Viertel nach. Hauptsache, es passt in Deinen Tagesablauf. Auf diese Weise bist Du in der Lage, Deine Emails fokussiert abzuarbeiten, Inbox Zero zu erreichen und den Rest der Zeit für produktive Arbeit zu haben.

2. Notifications ausstellen

Dieser Tipp klingt so simpel, hat aber eine enorme Wirkung, denn er hilft Dir dabei, Dich nicht ablenken zu lassen und den Fokus auf produktive Arbeit richten zu können. Sobald Du die Notifications (für Deine Emails, idealerweise aber natürlich für sämtliche Apps) auf all Deinen Geräten abgestellt hast, läufst Du nie wieder Gefahr “mal schnell eben” die Emails zu checken. Auf diese Art und Weise wird es Dir wesentlich leichter fallen, Inbox Zero Tipp Nummer 1 konsequent umzusetzen. 

3. Email Disziplin 

Einer der Hauptgründe, warum wir überhaupt nach Strategien für Inbox Zero nachdenken müssen, ist der schludrige Umgang mit Informationen und Kommunikation. Gehe daher selber mit gutem Beispiel voran und frag Dich vor jeder Email: 

“Muss diese Email wirklich sein, oder könnte es auch ein Anruf, eine WhatsApp oder ein persönliches Gespräch tun?”

Und wenn Du eine Email schreibst, dann komm schnell zum Punkt und fass Dich kurz. Ganz wichtig: Besonders in Konzernen ist es üblich geworden, dutzende Empfänger in Kopie zu setzen, nur um sich selber abzusichern. Das bedeutet, mit einer Email flutest Du nicht eines, sondern unzählige Postfächer, obwohl sie nur für ein bis zwei Menschen relevant gewesen wäre. Nimm deshalb nur Menschen ins CC, für die die Informationen relevant und wichtig sind.  

4. Ein gutes Filtersystem 

Ein gutes Filtersystem ist der Schlüssel für Inbox Zero. Auf diese Weise stellst Du sicher, dass nur die wirklich wichtigen Emails in Deiner Inbox landen, während Rechnungen, Newsletter oder Benachrichtigungen aller Art automatisch in spezielle Ordner verschoben werden. Die wichtigen und priorisierten Mails arbeitest Du dann in Deinen festen Zeiten ab, während Du den Rest ein oder zweimal in der Woche überfliegst und die Inhalte konsumierst, die Dich wirklich interessieren. Programme wie Gmail, Superhuman oder Spark haben solche Filter von Haus aus eingebaut, ansonsten empfiehlt sich der Einsatz der Software SaneBox.

5. Fokus auf Mehrwert

Darauf aufbauend: Melde Dich radikal von sämtlichen Newslettern, Email-Listen und Abos ab, die sich im Laufe der letzten Jahre angesammelt haben (Ja, auch von dem einen, wo Du Dir immer vornimmst, ihn irgendwann einmal zu lesen. Aber wir beide wissen, dass das sowieso nie geschehen wird, nicht wahr?). Behalten solltest Du nur diejenigen, die Dir wirklich Mehrwert bieten und die Du gerne liest. Glaub mir, dieses Aufräumen wirkt extrem befreiend.

6. Jede Email sofort bearbeiten 

Kommen wir zum vielleicht wichtigsten Tipp, nämlich jede Email während Deiner in Tipp 1 definierten Zeitfenster SOFORT zu bearbeiten. Dies kann auf folgende Arten geschehen.

  • Du antwortest direkt.
  • Wenn die Email ein To-Do nach sich zieht, dann erledigst Du die Aufgabe umgehend.
  • Du delegierst das To-Do oder die Beantwortung der Email.
  • Du leitest die Email inklusive To-Do an Deinen Task-Manager weiter.
  • Wenn Du aktuell nichts tun kannst (weil das To-Do in der Zukunft liegt, Du noch Informationen benötigst, oder andere Personen beteiligt sind), dann snooze die Email und leg sie Dir auf die elektronische Wiedervorlage, so dass sie an einem bestimmten Termin wieder in Deinem Posteingang auftaucht.

 

Das Prinzip hinter all diesen Möglichkeiten sollte klar sein: Keine Email darf unbearbeitet in der Inbox liegen.

7. Immer nach DEINEM System arbeiten

Wenn Du mit diesen Tipps ein Inbox Zero System aufgebaut hast (und zwar eines, das zu DEINEM Tagesablauf passt), dann arbeite damit und lass Dir keins von anderen Menschen aufzwingen. Das versuchen nämlich mehr Menschen, als Du vielleicht denkst. Möglicherweise kennst Du das ja auch: Ich bekomme so häufig Emails, in denen im Betreff dick und fett WICHTIG, DRINGEND oder UMGEHENDE ANTWORT ERFORDERLICH steht. Aber was wichtig, dringend und umgehend ist, das entscheidest Du und niemand anders. 

Mit diesen 7 Tipps wirst Du in der Lage sein, der Email Flut zu entkommen, und schon bald das Gefühl genießen zu können, jeden Arbeitstag mit Inbox Zero zu beenden. Und wenn Du Dich jetzt fragst, womit Du sofort anfangen kannst, dann frag Dich, wo die größten Schwachstellen in Deinem Email System sind und wie kannst Du diese beheben kannst.

Welche zusätzlichen Tipps hast Du noch? Ich freue mich auf Deinen Kommentar 🤗

Und wenn Du den Inhalt lieber in Form eines Videos konsumieren möchtest, dann wünsche ich Dir nun viel Freude und Inspiration.

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Vision

Diese Überzeugungen treiben uns an
  • Wir glauben, dass Unternehmen sich verändern, wenn die Menschen sich verändern.
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  • Wir glauben, dass wir für unsere Ergebnisse verantwortlich sind. Für die guten, wie die schlechten.
  • Wir glauben, dass in jedem Problem eine Chance steckt.
  • Wir glauben, dass Motivation auf Sinnhaftigkeit und Werten basiert und nicht auf externen Faktoren.
  • Wir glauben, dass in jedem Menschen ein großes Feuer lodert, das nur darauf wartet, entzündet zu werden.
  • Wir glauben, dass sich alles verändert, wenn Sie sich verändern.
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  • Wir glauben an Individualität und Diversity statt an Gleichmacherei.
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  • Wir glauben an Ergebnisse und nicht an Ankündigungen.
  • Wir glauben, dass der Umgang mit Veränderung die wichtigste Schlüsselkompetenz der Zukunft sein wird.

Werte-Codex

Diese Werte treiben uns an
  • Verantwortung: Nur wenn jeder persönliche Verantwortung übernimmt, können wir gemeinsam erfolgreich sein.
  • Dankbarkeit: Wir gehen mit einer Attitude of Gratitude durchs Leben. Wir geben, bevor wir nehmen.
  • Diversity: Wir respektieren jeden Menschen so wie er ist und behandeln ihn individuell.
  • Integrität: Wir lassen Taten sprechen und tun, was wir angekündigt haben.
  • Unterstützung: Niemand gewinnt allein. Deshalb ist uns das Team heilig.
  • Familie: Erfolg hat bei uns eine klare Reihenfolge: Family First, dann kommt das Business.
  • Bedeutung: Für uns ist Job nicht nur Job. Unser gesamtes Wirken beruht auf Sinnhaftigkeit, um die Welt jeden Tag ein Stück besser zu machen.
  • Humor: Wir lachen gerne und viel, besonders über uns selbst. Denn für uns muss Arbeit vor allem eins: Spaß machen!
  • Qualität: Wir haben hohe Ansprüche an unsere Produkte, unseren Service, besonders aber an uns selbst.
Natürlich gibt es für uns auch einige NO-GO‘s:

Gleichgültigkeit. Beliebigkeit. Feigheit. Egoismus. Rumeierei. Zynismus. Humorlosigkeit. Schwarzmalerei. Gewalt. Hass. Dogmatismus. Besserwisserei. Opportunismus.

Mission

Unternehmensphilosophie

Die Unternehmensphilosophie basiert auf unserem gesamten Denken, Handeln und Wirken. Unternehmen verändern sich, wenn die Menschen sich verändern. Deshalb glaube ich fest an zwei Dinge: An die Kraft der individuellen Persönlichkeit und die Magie einer von starken Werten getriebenen Veränderungskultur. Wenn sich die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Menschen mit den übergeordneten Organisationszielen im Einklang befinden, entsteht ein magischer Cocktail aus Leidenschaft, Commitment und operativer Exzellenz. Dies haben wir in unserem Mission Statement zusammengefasst:

“Mein Businessansatz ist radikal menschlich, denn ich bin der festen Überzeugung, dass der Mensch in Zeiten der immer schneller werdenden Veränderung der wichtigste Erfolgsfaktor der Zukunft ist. Ich helfe Menschen dabei, ein auf Selbstbestimmung, persönlicher Freiheit und Sinnhaftigkeit basierendes Leben zu führen. Ich unterstütze Organisationen und Unternehmen, die großen Chancen der Veränderung zu nutzen und eine Change Kultur zu etablieren, die von geteilten Werten, Diversity und Sinn geprägt ist. Die individuelle Definition von Erfolg ist dabei der kraftvolle Fixstern, der Weg dort hin die Veränderung.”

Vita

Überblick über mein bisheriges Berufsleben
  • 1975: Geboren in der schönen Hansestadt Lübeck
  • 1994: Abitur am Carl-Jacob-Burkhardt Gymnasium zu Lübeck
  • 1994: Zivildienst am Universitätsklinikum Lübeck: Arbeit mit behinderten und lernschwachen Kindern in einer integrativen Einrichtung.
  • 1995 – 2001: Studium der Wirtschaftswissenschaften in Greifswald, Mannheim und Hamburg. Schwerpunktfächer: Marketing, Wirtschaftspädagogik und Organisationstheorie. Abschluss: Diplom Kaufmann
  • 1995 – 2001: Diverse Jobs, u.a.: Dolmetscher für amerikanische und nigerianische Unternehmen, Barkeeper, Businessplan Schreiber, Consultant für Start-Ups, Business Development Manager
  • 2002 – 2008: Geschäftsführer für Karstadt, Hertie und Wertheim mit insgesamt zehn Standorten in Lübeck, 2 x Hamburg, Kassel, Mönchengladbach, Frankfurt/Oder und 5x Berlin
  • 2008 – 2009: Storemanager IKEA in Hamburg
  • 2009: Gründung von Ilja Grzeskowitz – Veränderung. Einfach. Machen.
  • 2013-2015: Lehraufträge an der Berlin School of Law and Economics und der SRH Hochschule
  • Seit 2009: Internationaler Keynote Speaker, Bestsellerautor von 12 Büchern und Change Berater
  • Seit 2013: Initiator und Gastgeber des Change Awards
  • 2020: Gründung des Solopreneur Clubs